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論文を書くときにも最適なGoogleドライブ!最強ファイル整理術

論文を書くときにも最適なGoogleドライブ!最強ファイル整理術

こんにちは!
日本看護師、アメリカ・ニューヨーク、カリフォルニア国際看護師、1級ネイリストのカメナースです。

日本では新学期が始まり、論文を書く機会も増えてくるのではないでしょうか。
アメリカでは有名大学の卒業式も来月開催されます。

論文やレポートをと言えば、今や看護学生や看護学士をとる学生だけにとどまらず、ブログやYoutubeの台本を書く、看護師の方も増えてますね。

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この恩恵を受けて『無料』で利用できる便利なサービスが登場しています。
その中で一押しの1つが『クラウド・ストレージサービス』です。

この記事では、クラウド・ストレージ・サービスを利用し、書いた論文などの文書の整理術をお届けします。

Googleさんが無料で提供の『Googleドライブ』優秀な機能を最大限に活用する『ファイル整理や管理の方法』です。

Googleドライブ・クラウドストレージサービス

各社から多種多様なサービスが提供されていますが、その中でも便利で使い勝手が良いと、かなり利用率の高い『Googleドライブ・クラウドストレージサービス 』

Google ドライブ、ドキュメント、スプレッドシート、スライドが1つのところで管理できちゃうので上手に整理するとかなり使えます。

Google ドライブには大きく分け3つの便利ツールがあります。

Google ドライブ、ドキュメント、スプレッドシート、スライド

3つの便利ツール

  • Google ドキュメント
    文書がメインで図形、表、グラフも書けて便利、写真やイラストも取り込みできる。
    論文やレポートを書いたり、TOEFLやIELTSの英語テストライティングの練習にも最適!
  • Google スプレッドシート
    数字に強い。計算したいときに便利!
  • Google スライド
    学会のプレゼン資料作りに便利!

クラウドストレージを使わないで、自分自身のPCやスマホに文書などのデータを入れる(保存)すると。何をどこのフォルダやファイルに入れたのか記憶にない!このようなことも起こりえます。

今はファイルやシートの量が少ないから大丈夫と思っていても、保存量が増えたときに大変な目にあっちゃいます...

保存し忘れて、せっかく書いた論文が消えてしまうことも起こります。

でもGoogleドライブなら、そんなグチャクチャ星人の方、うっかり星人の方でも大丈夫です!

この記事で便利さを知り、最強ファイル整理術を利用して!有効活用しちゃいましょう!便利なツールは使わないともったいないですから...

Googleドライブ
クラウドストレージサービス!

Googleドライブ・クラウドストレージサービス!

クラウドストレージの利用者数は、Googleドライブが世界でトップ!世界中でたくさんの方が利用していることからも、便利性、機能、使いやすさはお墨付きです。

Googleドライブ検索機能を活用!

Googleドライブ検索機能を活用!

Google検索を開発しているGoogleさんの検索機能!この優秀な検索機能は、Googleドライブの中でも使えちゃいます。
Google検索機能は、他のクラウドサービスと比べてもピカイチです!

「見たいファイル、編集したいファイルがどのフォルダに入っているか検討が付かない」これに時間を取るほど勿体無いないです。

生産性をあげて時間を有効活用するためは、Googleドライブ検索機能を最大に活用することを前提に整理整頓していきます。

先生に添削してもらうときも、先生が見やすいように、簡単に検索しやすいようにしておくと良いですね。

英語で論文を書くときにも役立ちます!
論文を書くときは
何ページも書いて
ときには、遠く離れた海外に住んでる先生や先輩に添削してもらう
そんなときにもGoogleドライブは便利です。

『Googleドライブ』を使えば、世界中どこに住んでいてもファイルを共有してチャット感覚で先生や先輩に添削してもらえちゃいます!便利すぎる機能を無料で提供のGoogleさん流石です!

Googleドライブ検索機能

Googleドライブ検索機能を活用

Googleドライブは必ず画面の上あたりに『検索バー』があります。上の写真の『ドライブで検索』の部分です。

『検索バー』に単語や語句を入力すると、該当する関連性の高いファイルが下に表示される仕組み。英語論文を書いたときも英語単語での検索もできます。

単語検索に加えて下記でも検索できるんです。フィルタで検索結果を絞り込むと、ドライブ内のファイルを見つけやすくなります。

  • 種類ドキュメント、画像、PDF などのファイルの形式で検索できる
  • 更新日時ファイルの最終更新日検索できる
  • アイテム名ファイル名のみ検索できる
  • 含まれている語句指定した語句が含まれているファイルを検索できる
  • オーナーファイルのオーナーを指定して検索できる
  • ファイルを共有する相手 ファイルを閲覧、コメント、編集できるユーザーを指定して指定して検索できる
  • 場所ファイルの場所を特定のフォルダで選択する「ゴミ箱」または「スター付き」を指定して検索できる。

普段Googleで検索するのに慣れている人は何も問題なく、サクサク検索してファイルを探すことができると思います。

Googleドライブならファイル名を忘れても安心!

>Googleドライブならファイル名を忘れても安心!

Googleドライブが素晴らしいのは、ファイル内のテキストまでちゃんと検索でヒットすることです。もしもファイル名を忘れてもなんとなくで該当するファイルを探し当てることができるんです。

Google ドライブでファイルを検索する

引用元:Googleドライブヘルプ

Google ドライブ、ドキュメント、スプレッドシート、スライドでは、次の項目でファイルを検索できます。ファイル名ファイルのコンテンツドライブに保存されている画像や PDF などのファイルに含まれているアイテム検索できるのは、[マイドライブ] に保存されているファイルのみです。自分と共有されているフォルダに保存されているファイルを検索結果に表示するには、フォルダをマイドライブに追加する必要があります。

ファイル名の付け方

  • ファイル名に日付を付けたり
  • フォルダを整理整頓したり
  • 細かく分け並べたり

Google ドライブを使う前、筆者は日付ファイル名には必ずつけるようにしていました。

しかし
Google ドライブを使えば、そんな面倒なことしなくてもOKなんです!!!なぜなら、検索機能がものすごく優秀だからです。

WordとExcelなどのファイル名に日本語を書きEmailへ添付すると『ファイル名』が『文字化け』してしまい読めない!そんな厄介なことも、Google ドライブを使えば起こりません!

Googleドライブでのファイル名の付け方

Googleドライブでのファイル名の付け方

Googleドライブでのファイル名の付け方は次の通りです。

『無題のドキュメント』のところに『なるべく簡潔な単語のファイル名』をつける。

Googleドライブでのファイル名の付け方

ファイル名に日付いらない

Google にバックアップ機能がある。ファイル名に日付を付けなくでも、いつ作ったのか、いつ編集したのか最新更新日がわかるのでOK!

なるべく簡潔な単語のファイル名

ファイル名は見やすいように。
簡単な単語が一押しです。

短い単語など。
英単語も含めてファイル内の文書に単語が書いてあれば、Googleドライブ検索機能を使い簡単にファイルを探すことができるからです。

フォルダやファイルの階層も深くは考える必要なし

フォルダの階層に関係なくGoogleドライブ検索機能を使うことができます。階層が下でも検索機能が優秀だから簡単な単語や数字でフォルダやファイル名を分けるだけでOKです。

Googleドライブでフォルダやファイルを共有しているときの注意点

Googleドライブでフォルダやファイルを共有しているときの注意点

Googleドライブにある共有機能を使うと、最大で 100 人まで同時に閲覧、編集、コメントでき便利です。

しかし共有の仕方によっては必要以上に相手に権限を与えてしまうことも。セキュリティリスクも発生してしまいます。

フォルダやファイルを公開すると、ウェブ上の誰もが閲覧できるようになります。個人情報や機密情報を公開する場合は注意してください。職場、学校、公共のPCを使っている場合は、公開済みのファイルを閲覧できるユーザーを管理者が制限できます。

Googleドライブの使い方に慣れていない方は、無闇に共有や公開して痛い目にあわないように注意してください。

共有や公開の仕方は、また詳しく別記事にて紹介していきます。

この記事では、自分から公開や共有するのではなく相手が共有したGoogleドライブの共有フォルダやファイルを使うときの注意点に的を絞っての説明です。

共有されたGoogleドライブ共有を使うときの注意点

共有している相手となら権限があるので自由に1つのドキュメントを変更することができます。

変更したくない。変更前の状態を保存しておきたいときは、コピーを作成しておきましょう!

コピーを作成するもの簡単です。
クリックするとポップアップが出て、コピーをクリックするだけです。

Googleドライブ、コピーを作成するもの簡単

まとめ

Googleドライブを使い始めてから、使ううちにどんどん魅力がアップ。今ではこの機能を使わない日が無いほどです。

Googleドライブの優秀な検索機能や自動保存機能、バックアップ機能を活用してグチャクチャ星人の方、うっかり星人の方も最強ファイル整理術で論文を書くとき、TOEFLやIELTSの英語テストライティングの練習などに活用してみてください。

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アメリカ看護師による看護師応援サイトでは、Googleドライブを利用した論文添削、アメリカへ提出するドキュメントの添削チェックなどのサポートも提供しています。

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【英語論文の探し方】効率的にグーグルで検索する6つの方法!

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この記事を書いた著者のプロフィール:日本看護師、アメリカ・ニューヨーク州、カリフォルニア州国際看護師 BRN、1級ネイリスト カメナース

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Kame Nurse, BSN, RN
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北海道生まれ。九州と中部の看護学校を卒業後、准看護師 → 看護師免許を取得。看護奨学金を返済後に上京する。看護が好きすぎて、ほぼずっと2つ3つの病院をかけもちしながら働いてました。その後ニューヨークへ渡米。NCLEX-RN試験に合格。ニューヨーク州国際看護師 New York State Registered Nurse になる。その後、ライセンスをCalifornia State, RNにエンドース。外科、内科、循環器外科、集中治療室、整形外科、耳鼻咽喉科、訪問看護、在宅看護、夜勤専門看護師、オペ室、ファミリープラクティス、美容外科、美容皮膚科、メディカル・スパの診療科に勤務。看護師になりたいと思ったきっかけは幼少のころから父の転勤が多かったこと。どこに住んでも活かせる絶対安定の資格とスキルを身に付けておきたいと思い、現在進行中。さらに詳しく運営情報ページへどうぞ。

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