【テンプレート付き】英文・英語カバーレター:送付状の書き方ガイド
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【テンプレート付き】看護師のための英文・英語カバーレター:送付状の書き方ガイド

こんにちは!
日米看護師カメナースです。

今回の記事では、英文・英語カバーレター / 送付状の書き方を紹介します。

英語の書類を送るとき送付先に「カバーレター (送付状)」を添えていますか?

海外へ書類を送付するときは、カバーレター(送付状)を添えることが一般的です。

カバーレターの役割

  • 書類の内容が記入されることで、同封書類の漏れに気づきやすくなる
  • 受取側も同封書類の漏れに気づきやすく連絡したいときも便利
  • 受取側に好印象を与えることができる
  • 受取側からのレスポンス(応答、反応)の早さも変わる可能性さえある

カメナースブログを読んくださる方々にも、CGFNSや看護審議会、渡米関連などの公的手続中で、アメリカ政府関連機関に書類を送付、またはEメールを送信する機会がたくさんあるかと思います。

「カバーレターってなに?」
「どうやって書くの?」

こんな疑問がある方のために
ここでは英文カバーレターの書き方について詳しく説明しています。

  • アメリカや海外で働きたいと思っている方
  • 社会人として英文メールを送る際にも

有用な内容になっていますので、ぜひご活用ください。

カメナースへご相談下さった読者さまから次のようなご相談がありましたのでご紹介したいと思います。

ご相談内容

  • 先方に書類を送ったのですが、2ヶ月レスポンス(返答、応答)がこないです。どう対処したら良いかわかりません。
  • 履歴書を何度も送っています。ですが、なかなかアメリカ国際看護師として就職が決まりません。早く就職が決まる方法はないでしょうか?

とりあえず、どんな書類を送ったのかをチェックするため、送った書類を一枚一枚写真に撮ってカメナースへ送っていただきました。

問題点

  • カバーレターがついていない
  • 文書の書き出しが
    Hello there』から始まっていた。
  • 就活にもっとも大事なレジュメが魅力的でない

相手に書類を送るときは、相手が封書を開封したときに、読みやすく、かつわかりやすくするため、カバーレターを必ず添えるようにしましょう。

また、カバーレターには定形の書き方がありますが、相手に対して失礼な印象を与えてしまっている場合もあります。

そもそも日本とアメリカでは文化が違うので、最初から丁寧な英文で対応できなくても問題はありませんが、最低限の「礼儀」はわきまえるべきですね。

日本で履歴書のテンプレートが決まっていますが、アメリカ(レジュメ)では決まってません。

そのため、何を書けばいいのかは、その人のセンス次第となります。

簡潔で読みやすく、魅力的な見栄えの良いカバーレター・履歴書・職歴書を「プロのデザイナーに依頼」して変更しました。
この方法は英語ネーティブの人達もしてる方法です。
一度、自分のテンプレートを作成したら後から看護経歴などを追加できるようにしておけば、後々とても便利です。
結果、希望の就職先に就職することができました。

始めて作成される方にとって、英文書類の作成はハードルが高いこともありますが、ここは練習するしかありません。

教わってないことを最初からできる人はいません。気を落とさず練習すれば必ず大丈夫になります。

では、早速海外への文書や書類を送るときに、好印象でかつ困らないような、カバーレターの書き方を紹介しましょう!

日本人は礼儀正しい国民だ!こんな印象を相手に与えてやりましょう。

カバーレターレターって、そもそもなに?

カバーレターって、そもそもなに?

カバーレター(Cover letter)とは、大切な書類や履歴書・経歴書などに同封する書類のことで送付状(添え状)のことです。

下の順で構成されるのが通常です。

  1. 送付者の氏名・連絡先の情報
  2. 日付
  3. 宛名・宛先
  4. 送付先の担当者氏名
  5. 件名
  6. 本文
  7. 結びの言葉
  8. 送付者氏名手書きの署名
  9. 送付者氏名タイピング・連絡先
  10. 同封書類の枚数と案内

書類の不足があった場合、相手が質問をしたい場合、カバーレターの連絡先に連絡することが多いです。担当者名と連絡先を記載します。

英文カバーレター作成に便利なツール

英文カバーレターの書き方・テンプレート・サンプルGoogleで作成

Wordなどの有料ソフトがなくても『論文を書くときにも最適なGoogleドライブ!最強ファイル整理術』にて紹介の『Google ドキュメント』を使ってカバーレターを綺麗に仕上げることができます。

英文カバーレターを作成する際は、文字の『フォント』『フォントの大きさ』『行間』も選ぶようにしましよう。
読みやすく、綺麗で、印象の良いカバーレターに仕上げることができます。

英文カバーレターに使う字体(フォント)

『Times New Roman』『Arial』『ヒラギノ丸ゴフォントPro N』の字体が英文カバーレターでは読みやすいです。
Wordを使って書く場合『Calibri』 や 『Cambria 』の字体があらかじめ設定されているときがありますが英文カバーレターには不向きです。

英文カバーレター・テンプレート・サンプル

英文カバーレターは、日本の送付状とは順番が異なりますよ。

英文カバーレター・テンプレート・サンプル

カバーレターでは使わない方がよい表記も併せて、テンプレートサンプルで順に詳しく確認していきましょう。

❶ 送付者の氏名・連絡先の情報

一番上に『英文カバーレターを書いた人の情報』を書きます。

学校名、学長など役職、氏名、住所をこの順番通りに記載します。 例えば、以下のピンクの部分のようになります。

カバーレター❶ 送付者の氏名・連絡先の情報

住所は、建物名、部屋番号、番地、市区町村、都道府県、郵便番号の順に書いていきます。

ローマ字はヘボン式(パスポートと同じ)を使います。
日本式(JirouでなくJiro)・訓令式(JirohでなくJiro)のローマ字は使わない方が良いです。

書く場所は用紙の中央でも、左に寄せてもかまいません。

都道府県・市区町村などの正しい英語表記が分からない場合は、自治体に問い合わせると良いですね。

❷ 日付

送付者の情報から1行空けて、書類を提出(投函)する日付を日、月、西暦の順(アメリカ式)で日付を記載してください。

例えば、以下のピンク部分になります。
カンマをつける位置も注意してみてくださいね。

カバーレター❷ 日付

事前にカバーレターを作成し、時間をおいて提出する場合は、「投函日が決まってから日付を記入」するのがいいでしょう。

❸ 送付先の情報

日付 から1行 空けて 送付先の機関名・企業名、担当部署、住所をこの順番通りに記載します。

カバーレター❸ 送付先の情報

❹ 送付先の担当者氏名

1行空けて担当者名を書いていきます。

カバーレター❹ 送付先の担当者氏名

担当者の名前や部署などが分からない場合は「 To whom it may concern, 」と記入します。
日本語では、 ご担当者様へ、関係各位、ご担当者殿 などの意味です。

最後にカンマ(,)が必要 です。

ビジネス文書の書き出しによく使われている「Dear Sir or Madam」ですが、

  • アメリカ政府系機関で担当者がわからない
  • 初めての送る正式な書類のカバーレター

上記のような場合は 「Dear Sir or Madam」は、使わない方が相手の印象が良いかもしれません。

「Dear Sir or Madam:ディア・サー ・オア・マダム」は、親愛なるサーまたはマダムの意味です。イギリスで比較的よく使われる英語表現です。 Dear Sir or Madam は相手が一人の場合、Dear Sirs and Madams は相手が複数の場合になりますが、

最近では女性、男性を区別するような表現自体が「差別」とされるような風潮もあります。

2回目以降で、担当者氏名がわかった、何度もやりとりしている、そんな場合には1行空けて担当者名を書いていきます。公的な書類などのカバーレターの場合は、相手の名前ではなく、苗字またはフルネームを書きましょう。

相手の名前を書くのは、すごく親密になったときだけの方が礼儀正しい印象になります。

相手が女性の場合、昔は「Miss.」や「Mrs.」を使用する傾向にありました。しかし現在では、この表現自体を避ける方が無難です。

インフォーマルな英語表記

  • 本記事の目的は「正式なカバーレター文書を作成すること」で、蛇足かもしれませんが、
    就職面接試験に合格して、その後、何度も連絡を取り合ううちに相手と親密になりEmailやチャットでやりとりする時は、下の名前で呼ぶことも多々あります。「Dear」を付けずに「Tom,」「John,」と名前のみで書き出しても相手は失礼に思いません。

❺ 件名

件名:書類を送付する目的を記載します。

カバーレター❺ 件名<

「Re:(コロン)」は「主題・件名」「~について」という意味で、英文メールや英文レターでよく使われる表現です。

カバーレターの「Re:」は
「Reply」や「 Response 」の意味ではありません。
Emailに自動的にRe:とついていることがあるので混同してしまいますが...
本来は「Regardingの略」ですね。

「Re:」はいわばレターのタイトルで使われます。何についてのレターであるのか伝えられればOKです。

アメリカ国際看護師を目指している方

  • アメリカ国際看護師を目指している方で、カバーレターをCGFNSへ送付するときは必ず下記の3点を学長や校長先生、厚労省の担当の方に明記してもらいましょう。
    1)CGFNS申請者フルネーム
    2)CGFNS ID
    3)CGFNS申請者の生年月日
  • CGFNSでは全ての手続きを上記の3点を識別情報として進めています。
    看護師が患者さんのフルネーム・生年月日・カルテIDで識別確認するときと同様です。
  • サンプルテンプレートのように、件名の『Re: 』に書く必要ない場合もあります。しかし、カバーレターのどこかに必ず明記しましょう。「 To whom it may concern, 」の下辺りで良いでしょう。

アメリカ社会人の豆知識

  • アメリカの企業や病院やクリニックで使う伝言メモ。メモにあらかじめプリントしてある「Re:」 これも件名を書く欄です。
伝言メモ

❻ 本文

本文を完結、明瞭に書きます。
2~3段落程度で本文を書いていきます。

カバーレター❻ 本文

履歴書(レジュメ)や看護師職歴書を就職希望先に送るときのカバーレター

本文に志望動機・自己PR・応募職種にいかに自分がふさわしいのかのアピールを記入します。具体的な実績を交えると効果的です。

日本の送付状は履歴書などが入っていること、それから相手への挨拶やお礼を伝えるためのものです。

もちろん『お世話になります』『よろしくお願いします』と感謝の気持ちを込めて作成しますが、海外のカバーレターは日本の送付状とは少し性質が異なります。

海外のカバーレターにはアピールとしての一面もあります。『本気で入職したい』『本気でアピールしたいことがあるの』この熱意や意欲を伝えるという役割を持ってます。

❼ 結びの言葉

本文を書き終えたら、1行空けて結びの言葉を書きます。

カバーレター❼ 結びの言葉

英文でレターを書くときは、文末に結びの言葉を入れるのが一般的です。
日本の手紙の「敬具」にあたる部分でカバーレターの締めの言葉を入れましょう。

  • Best regards,
  • Sincerely,
  • Sincerely yours,

など、送付する書類や相手に合わせて適切な語を選んでください。

最後にカンマ(,)が必要です。

❽ 手書きの署名(サイン)

カバーレターを書いた人が確かに自分が書いたものだということを証明するために、自筆で署名を手書きで書いてください。

カバーレター❽ 手書きの署名(サイン)

サインの筆跡でほんとにその方が署名したものであるかを判断するためとても重要です。

怪しい署名(サイン)の場合、サイン証明書なる正式証明書の提出を要求される場合もありますので不正な署名は絶対にしないようにしましょう。

❾ 送付者の氏名をタイピング

署名(サイン)の下に
フルネームをタイピングします。

その下に、受け取り手が何か質問があるときに連絡ができる連絡先を書きます。Emailでなく、電話が良い場合は電話番号を明記してもOKです。

カバーレター❾ 送付者の氏名をタイピング

➓ 同封書類の内容

最後に「Enclosure」という言葉と書類の数を書き、同封書類の案内を行います。

カバーレター➓ 同封書類の内容

レジュメしか送らない場合は続けて「Resume」と書いておけばOK。同封物が2種類以上ある場合は、「Enclosures」と複数形を用います。

この記事のまとめ

以上、カバーレターの概要と書き方、チェックポイントについて詳しく説明してきました。

公的な機関へ送付する書類や海外の病院や企業に就職を希望する場合に送付する書類にはカバーレターを欠かさないようにしましょう。

お伝えしましたように、同封する書類にあわせて、また相手にあわせて適切な語彙・フレーズで伝えることが大切です。

英文履歴書作成や職歴書作成の場合は、カバーレターの作成に色んなコツがあるので、また時間をみて紹介していきます。

お困りごとがありましたら、お気軽にご相談ください。

今回も最後までお読みいただきありがとうございました。

この記事の著者:日本看護師、アメリカ・ニューヨーク州、カリフォルニア州公認国際看護師 BRN、1級ネイリスト カメナース

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Kame Nurse, BSN, RN
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北海道生まれ。九州と中部の看護学校を卒業後、准看護師 → 看護師免許を取得。看護奨学金を返済後に上京する。看護が好きすぎて、ほぼずっと2つ3つの病院をかけもちしながら働いてました。その後ニューヨークへ渡米。グローバル・エデュケーション・ニューヨーク、コロンビア大学留学後、NCLEX-RN試験に合格。ニューヨーク州国際看護師 New York State Registered Nurse になる。その後、ライセンスをCalifornia State, RNにエンドース。外科、内科、循環器外科、集中治療室、整形外科、耳鼻咽喉科、訪問看護、在宅看護、夜勤専門看護師、オペ室、ファミリープラクティス、美容外科、美容皮膚科、メディカル・スパの診療科に勤務。看護師になりたいと思ったきっかけは幼少のころから父の転勤が多かったこと。どこに住んでも活かせる絶対安定の国家資格とスキルを身に付けておきたいと思い現在も進行形。さらに詳しく運営情報ページへどうぞ。

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